Ti steg fra henvendelse til etterkontroll
En leveranse fra Loopback går gjennom ti steg, fra henvendelse til etterkontroll. Henvendelsen får saksnummer og kvittering samme dag, et menneske svarer innen én virkedag, og avklaringssamtalen tar 20–30 minutter.
De ti stegene under beskriver et prosjekt eller en engangsleveranse – typisk 05 Konsulenttjenester. Har dere driftsavtale, går det meste av hverdagen utenom dette løpet, og det står lenger nede på siden.
TI STEG
Fra henvendelse til etterkontroll
Henvendelsen blir en sak
Uansett om den kommer via skjemaet, telefon eller e-post, får den et saksnummer og én kategori. Du får kvittering med saksnummeret samme dag, og et menneske svarer innen én virkedag. Kategorien avgjør hvem som tar saken videre – og det samme navnet følger den helt ut på fakturaen.
Avklaringssamtale, 20–30 minutter
Hva er problemet, hva har dere i dag, hvem bestemmer, hvilken tidsramme, og finnes det en budsjettramme. Den viktigste avklaringen er ofte en annen: Hører dette faktisk til konsulent? Mye av det som ser ut som et lite prosjekt, er allerede dekket av driftsavtalen – eller det er en lisens som skal kjøpes.
Kartlegging, hvis jobben er større enn en dag eller to
Små jobber prises rett fra samtalen. Alt over det krever at noen ser på det som finnes: servere, nett, tilganger, integrasjoner, hvem som eier hva. Vi sier fra hvor mye kartlegging som er inkludert, og gjør resten til en egen liten leveranse med eget tilbud.
Tilbudet
Omfang, hva som ikke er med, og om det er timepris eller fastpris – det står alltid hvilken. Er tallet et estimat, står ordet estimat der, sammen med hva det bygger på og hva som skjer hvis omfanget endrer seg. I tillegg forutsetningene: hvilke tilganger vi trenger, hva dere må stille med, og når vi kan starte. Priser eks. mva, gyldig i 30 dager.
Aksept og oppstart
Skriftlig bestilling – en e-post som sier «ja, vi bestiller» holder. Så en oppstartssjekk før noen begynner å jobbe: kontaktperson hos begge, tilganger på plass, testmiljø hvis det trengs, og avtalt rapporteringsrytme. Jobber som starter uten tilgangene på plass, blir alltid dyrere enn avtalt.
Gjennomføring
Timer føres på saksnummeret samme dag, ikke på fredag. Dere får status i avtalt rytme, og statusen sier hvor mange timer som er brukt av estimatet. Endringer håndteres skriftlig, hver gang: Dette kommer i tillegg, det koster omtrent så mye, bekreft før vi gjør det.
Test og overlevering
Akseptansekriteriene sto i tilbudet – ellers er «ferdig» en forhandling. Overleveringen er tre ting: at det virker og er testet sammen med dere, dokumentasjonen av hva som er gjort, og opplæring av dem som skal bruke det.
Overlevering til drift
Har dere driftsavtale, er jobben ikke ferdig før det nye er inne i driften: dokumentert, lagt inn i overvåkingen, passord i hvelvet, og backup satt opp og verifisert. Hopper man over dette, står det noe der som ingen passer på.
Fakturering
Timelinjer med saksnummer i kommentarfeltet, fastpris etter milepæl eller ved levering, alltid eks. mva. Fakturaen skal kunne leses mot tilbudet uten å ringe oss.
Etterkontroll etter to til fire uker
En kort telefon: Virker det som forutsatt? Samtidig sier vi hva som er garanti – feil i det vi leverte – og hva som er en ny bestilling. Det sier vi ved overlevering, ikke når dere ringer.
ÆRLIG TALT
De fire stedene dette pleier å ryke
Vi vet hvor konsulentleveranser går galt, for det er de samme fire stedene hver gang. Derfor står de skrevet her, og ikke bare i vår egen sjekkliste.
- steg 2
Grensen mot driftsavtalen
Det kunden kaller «et lite prosjekt» er ofte allerede betalt for. Tas ikke den avklaringen først, ender det med en faktura for timer noen mener de har kjøpt en gang.
- steg 4
Estimatet som ble lest som pris
Står det estimat, skal ordet estimat stå der – med hva det bygger på, og hva som skjer hvis omfanget endrer seg.
- steg 6
Endringen som ikke ble skrevet ned
«Kan dere bare ta med …» er den ene setningen som spiser marginen. Motgiften er en kort e-post før arbeidet fortsetter, hver eneste gang.
- steg 8
Overleveringen til drift som aldri skjedde
Uten dette steget er det bygget noe ingen passer på. Første gang det ryker, blir det et problem uansett hva avtalen sier.
SKRIFTLIG
Hva som står i tilbudet
Sju faste ledd, i samme rekkefølge hver gang.
Omfang
Hva leveransen består av.
Ikke med
Grenseoppgangen, skrevet ned – ikke tatt i den vanskelige samtalen tre måneder etter.
Prisform
Timepris eller fastpris. Det står alltid hvilken av delene.
Estimat
Er tallet et estimat, står ordet der – med hva det bygger på.
Forutsetninger
Tilgangene vi trenger, hva dere må stille med, og når vi kan starte.
Gyldighet
30 dager fra dato.
Mva
Alle priser er eks. mva.
Hva vi trenger fra dere
Fire ting, og de tas før noen begynner å jobbe. Det er den billigste halvtimen i hele leveransen.
Kontaktperson
Én hos dere og én hos oss, med navn og nummer.
Tilganger
På plass før arbeidet starter, ikke underveis.
Testmiljø
Der jobben krever det. Vi sier fra i tilbudet om den gjør det.
Rapporteringsrytme
Hvor ofte dere vil ha status. Ukentlig holder for korte jobber.
Og hvis dere har driftsavtale?
Da går det meste utenom de ti stegene. En driftsavtale er ikke en serie prosjekter – den er noe som går.
Dere melder en sak
Den får saksnummer og kategori, som alt annet. Feilretting som er dekket av avtalen, faktureres ikke som timer.
Overvåkingen går uten at dere merker den
Er noe nede, får dere driftsmelding med de fem faste leddene. Vi venter ikke på at dere ringer.
Oppdatering og patching skjer løpende
Ikke som en hendelse dere må godkjenne hver gang, men som en rutine som er avtalt på forhånd.
Nytt utstyr og nye brukere legges inn i driften
Dokumentert, lagt inn i overvåkingen, passord i hvelvet, backup satt opp og verifisert. Ellers står det noe der som ingen passer på.
Blir saken større enn avtalen, sier vi fra først
Før vi begynner, ikke på fakturaen. Da er den 05 Konsulenttjenester, og da går den gjennom de ti stegene over.
Klar for den første samtalen?
Avklaringssamtalen tar 20–30 minutter. Etter den vet dere hvilken kategori oppgaven hører til, og hva som skjer videre.
Uforpliktende · Kvittering med saksnummer samme dag · Et menneske svarer innen én virkedag · Tilbudet er gyldig 30 dager, priser eks. mva